[摘 要] 如何能够通过一封好的求职信把自己在第一时间内介绍给公司的招聘经理并留下好的印象,是每一位青年学子的愿望,这需要掌握写求职信的基本方法,而且要做到知己知彼,提高求职信的针对性,只有表现出你就是符合公司招聘岗位素质要求的最佳人选时,你就向成功求职迈出了第一步了。
[关键词] 求职信 知己知彼 针对性
找一份好的工作是许多大学毕业生所梦寐以求的,求职信――寻求工作的敲门砖。写求职信是目前毕业生求职择业时比较常用的、也是非常重要的手段。因为许多用人单位出于节约人力、物力和时间的考虑,多数不采用大范围直接面试的形式,而是发布招聘信息要求求职者先寄送求职材料,由他们进行比较筛选后,通知初选合格者参加笔试或直接参加面试,因此写好求职自荐信非常重要。
求职信也叫自荐信,主要用来表达个人愿望及要求,有目的的自我介绍,带有明显的自我营销色彩。求职信的直接目的,就是为了使用人单位能对自己感兴趣,引起重视,最终被自己中意的岗位录用。那么,什么样的求职信才能够引起用人单位的青睐呢?实际上一封好的求职信很难有个统一的标准。如何让一个素不相识的人透过一封求职信而了解你、喜欢你,最终作出让你参加下一步笔试、面试或者初步录用的决定呢?写一封好的求职信应该掌握以下基础知识。
一、认识写求职信的重要性
求职信是向用人单位递出去的第一张名片,非常重要,应该引起重视。求职信是应聘者为谋取工作而向用人单位寄送的自我推荐的书信,是应聘者与用人单位进行沟通的重要工具,也是大学毕业生自我推荐的重要手段。求职信的重要性首先表现在它是使用人单位了解求职者的重要渠道。从双向选择的过程来看,求职就业的关键在于建立联系,在于让用人单位了解求职者的情况。求职信是建立联系的最理想的方式之一,它的优点在于既经济又方便,一个大学毕业生可以同时向多家用人单位寄出求职信,与用人单位迅速建立联系。其次,求职信的优越性就在于它可以越过许多中间环节,直接到达决策者的手中。求职信的撰写不受时间、地点的限制,也不会受到他人的干扰,许多在面谈时不便表达的思想、感情都可以通过求职信来表达,求职者可以施展自己的才华在信中尽情地表现自己,把自己塑造成一个最适合对方需要的人,求职信是十分重要的自我推销手段。
求职信是用人单位的决策者决定取舍的第一个依据,是求职者引起对方注意的重要条件。如果一个人连一封求职信都写不好,他得到工作的机会就很小,因为人们普遍认为,言为心声,求职信就是一面镜子,透过它可以了解一个人的思想、观念、个性、知识水平、文化修养、表达能力、工作能力和工作作风等。因此求职信的文字是否流畅、重点是否突出,有没有错别字,招聘经理能够感知求职者的知识水平、敬业精神、人际沟通能力以及一定的实践经验和管理能力,能看出求职者对公司的了解和自己的定位,从而就可以初步判定出求职者能不能胜任相关职位。
二、选择写什么样的求职信
求职信的种类根据求职的前提不同,可分为求聘信与应聘信两种。求聘信,即不知道对方单位是否要人以及用人条件和要求而主动出击,投石问路,带有较强的主动性;应聘信,即通过广告或其它方法,已经知道用人单位的招聘条件而写信去应聘。
根据求职信的针对性,求职信大体可以分为三种情况。
第一种是具有高度针对性的信,是针对某一个单位的某一个人或该单位的某个具体工作岗位而写的。寄一封文情并茂的求职信给用人单位负责人,或利用某人新上任或到任的机会,写信表示面谈的要求,是一种有效的求职方式。
第二种信可称为“广普信”,适用于不同的对象,优点是可以大量复制。到处投递,节省精力和时间,但内容缺乏针对性,求职效果不好。
第三种综合了以上两种求职信的特点,可称为“混合型”,信中主体部分固定不变,只是开头和结尾根据不同的对象安排不同的内容和措辞。
一般认为第一种求职信,即有针对性的求职信是最有效的,因为它不仅仅是建立在对自己了解的基础上,而且要建立在对招聘单位了解的基础上。要想通过信件使对方对你感到满意,仅仅把求职的文字组织好、表达好是远远不够的,还必须深入了解招聘单位及所要应聘岗位的情况,针对所应聘岗位工作的性质、需要和特点,有针对性地介绍自己的能力和特长。有时甚至要了解招聘者的兴趣、爱好和个性特点,使对方感觉到你的信有一种亲切感。
三、熟练把握求职信的格式,合理安排求职信的内容
写一封好的求职信并不容易,据国外专家调查,在大量的求职信中,称得上“优秀”者寥寥无几。从内容上看,求职信常见的缺点是过分自信或不够自信。过分自信者往往对自己吹嘘过多,信写得很长,大话、套话连篇,这种信空洞,不会给人留下好印象的。不够自信者则没有反映出自己的特长,模棱两可,重点不突出,使人感到你缺乏魅力,找不出录取你的理由。从形式上看,过去求职信常见的不足主要表现在字迹潦草(现在则多是打印稿,则可能在排版上显得不怎么规范,有的字体太小,有的太大,或者行间距不那么合适)、结构混乱、文理不通、错别字以及乱涂乱改等方面。
那么求职信应该怎样写呢?求职信一般由开头、正文、结尾、附件四部分组成。
1.开头部分
信的开头,先写收信人的称谓,要注意表示尊敬、亲切并符合收信人身份。称谓一般对组织负责同志为好,诸如“X X X人事处负责同志”、“尊敬的X X X经理先生”都是代表单位的。称谓一定要准确,在第一行顶格书写。称谓和简短的问好,要表示出尊重,称谓要用尊称,问好要用您好的字样。
接下来可以交待写信的缘由和目的。通常求职信大都是针对报刊上的招聘广告而写的,可以顺便提到这则广告,如果是熟人介绍也最好提及,简洁,自然就行。这里也可以表明你对该单位已具有初步的印象,流露出对对方或公司恰当的溢美之词,会拉近你与应聘方的情感距离,增加对方对你的好感,同时要表示出希望到该单位从事某方面工作的愿望。
2.正文部分
这是求职信的主体和重点,主要包括以下内容:
第一, 个人基本情况。首先要简单介绍你的姓名、性别、就读学校、专业等。个人基本情况包括姓名、性别、年龄、籍贯、出生年月、民族、学历、就读学校、专业、政治身份及主修、选修课程及成绩等,勤工俭学、课余打工、社会实践、教学实习、毕业实习及论文(或毕业设计)以及专业见习情况也非常重要。如果使用信件的方式而不是表格,特别是如果后面附简历表,上述个人情况就不一定都要一一罗列到,但基本信息和与求聘工作或者公司要求相关的重要信息一定要写清楚。
第二,申请的工作岗位。写清楚你要应聘的工作岗位,否则对方无法回复你。如果不知道用人单位需要什么样的人才,可以说自己希望申请哪一类工作岗位,为了扩大求职范围,可以附带说明,除某类工作之外,还愿意并能干何种工作,总之,要使看信人一目了然。
第三,胜任工作的条件。这是求职信的核心部分,主要是向对方说明自己的知识、专业技能、实践经验、特长、性格和能力等与工作要求相符合,就是让对方感到,无论从哪个角度看,你都能胜任这一工作。在介绍时,要力求简明,关键是要突出自己的个性和长处,不落俗套,起到吸引和打动对方的效果。
第四,表示面谈的愿望。信的结尾要表示希望对方给予回复,并且热切地希望有一个面谈的机会。需要注意的是在表达面谈的愿望时既不要给对方施加压力,也不必过于谦虚,求职信自始至终要注意刻画自己良好的形象。
3.结尾部分
结尾部分包括结束语和落底(署名、日期)两部分。
结束语要写得自然,带有情感,如“恭候您的回音”、“盼复”、“盼赐答”、“如蒙赐予栽培,不胜铭感”等。在表示祝愿或敬意时,一般接正文“此致”,但不加标点,另其一行空两格写“敬礼”;现在又流行另一格式,即另其一行空两格写“此致”,转一行顶格写“敬礼”。
在结尾的结束语和落底之间,最好留下求职者的通讯地址、联系电话和Email等便捷的联络方式。(也有写在署名和日期下面的。)
落底,署名和日期。
4.附件
由于求职信的篇幅限制,不可能把所有材料都写进去,但为了证明你的能力,还可以准备一些材料,作为附件随求职信一起寄给对方。附件大体分为:
学历证明、各种资格证书和获奖证书的复印件;发表过的文章、出版过的著作或虽未发表但有一定水平的论文及有关专家的评价材料或资料;社会名流、导师及有关专家的推荐书等。
四、求职信的撰写要符合几条原则:
其一,目的要明确。要根据对方要求来选择和组织材料,不能没有重点泛泛而谈,所有的材料都能支持你的应聘,也就是说并不是所有材料的堆积,而是有重点的材料的支撑。
其二,材料应真实可靠。明明白白做人,认认真真做事,是大学生做人的品格,求职信应给用人单位留下真实可靠的第一印象。
其三,语言要符合规范,用词要恰当。要用书面、书信语言,不能用方言。
五、撰写求职信要注意的几个问题
写一封好的求职信要注意以下几个问题。
1.给人以深刻的印象。求职信是提供给对方认识求职者象的工具,是你给对方的第一印象。许多研究都证明,第一印象的作用是十分重要的,它可以成为被录取的依据,也可以成为被淘汰的理由。看信的人最先看到的不是信的内容,而且信的外观形式。因此,求职信的工整、清洁、美观,让人感到愉快和舒服是给人以良好印象的第一步。要做到这一点,首先要求字迹字体清晰、工整,如果求职信潦草得让人一个字一个字地去猜,或者字体小得让人看得费劲,恐怕还未等对方读完这封信你就被淘汰了。其次,选用质地好的纸张,书写或排版不要过度的拥挤,密密麻麻满篇都是,布局要轻松、自然、和谐、优美,给人一种舒适感。最好先打个草稿,不要随写随改,更不能污点墨迹满篇都是,给人以作风不够严谨的印象。当然现在求职信大多是打印件,署名处可以签名。如果附件简历上没有贴照片,不妨寄上你大方、得体、自信的近照,使对方对你有一个真切的印象。
2.突出重点,提高针对性。求职信必须突出那些能引起对方兴趣、有助于获得工作的内容,主要包括专业知识、工作经验、特长和个性特点等。在介绍专业知识和学历时,切忌过分强调自己的学习成绩,用人单位更重视的是经验和能力。刚毕业的学生资历浅,工作经验不多,但并不能因此而认为自己没经验。事实上,任何人都有一定的工作经验,只要做好与这一工作有关系的事情或活动,都属于这方面的工作经验,如参加假期社会调查与社会实践活动的经验等,只要把它写得具体、真实、可信、有说服力,就有助于获得工作机会。要注意要始终围绕着能胜任工作这个中心来展示自己的经验和经历,同时,在写自己的特长时,也要求真实、具体,避免高谈阔论,给人以狂妄自大、目中无人的感觉。陈述自己的特长需要谦虚的态度,最好用事实来说话,如搞过活动,获得过什么奖等,附上一些具体材料,会大大增加可信度和说服力。
投简历时要学会换位思考,如果你是企业的领导,你欢迎什么样的新人加盟呢?所以要充分了解企业的基本情况,然后有针对性地制作求职信。一份精心准备的求职信,也让企业觉得你对他们非常重视。 用人单位比较愿意录用有良好个性的人,特别是喜欢充满热情和活力的个性,如克服困难意志,助人为乐的品格,努力积累工作经验的经历等。表现个性要适度,点到为止。
如何才能做到有针对性呢?首先对求职单位和职位有一定的了解。要知道用人单位的要求,要了解公司的产品、品牌,公司业绩、公司文化,甚至是公司的发展战略,要了解岗位的行业情况,甚至要了解招聘官的好恶(比如说,招聘官喜欢简洁呢?还是喜欢周到细致?),只有通过你的求职信表现出你工作既勤勉,有团队合作精神,又敢于创新,是符合公司岗位的素质要求的最好人选,公司才愿意录用你。只有对求职岗位有了清楚的认识和了解,有清醒的把握,才能提高求职针对性。
3.篇幅要简短。求职信不宜太长,一般以1至2页500、600字以内为好,至少应控制在2页。篇幅过长,洋洋洒洒十几页,对方没有时间去看,也容易感到烦躁;如果确实有内容的话,可以在简历或附件中说明。求职信也不能太短,否则,说不清问题,没有特点,显得没有诚意,自然也就缺乏影响力。
4.求职信要吸引眼球。求职信并非大家都一样就好,而是要突出个性。因此,纯粹从网上下载的求职信,不会具有鲜明的个性特点的,求职信一定要突出自己的特点,有个人与众不同的表现力。简历是推销自己的手段之一。简历要把自己的优势展示出来,要与众不同,而不是面面俱到。
5.要实事求是,中肯介绍自己,不卑不亢。在自我介绍的措辞上应注意分寸,既不能显得太过嚣张,又不能太过谦逊,使对方看不清你的优点,要做到自信而不自傲。对于优点,不必回避,要大胆地说出自己能够在哪些方面独当一面,为公司做出贡献,最好那实绩来说话,使招聘方一目了然。有招聘经理说,最好能找出公司录用你的三个优点来。
不能胡夸,显示出自大,要实事求是,对自己的缺点,千万不可说成优点。对于缺点,聪明的做法是婉转地表达,比方说,自己性子急躁,可以说自己责任心强,总希望把事情早日办好。
实事求是是做人的原则,既不夸夸其谈,又能够将自己如实地介绍给公司,其措辞的分寸要拿腻好。总之,要展示出自己的特长。
6.要敢于挑战。要注意扬长避短,应届大学生往往实践经验不足,可以突出自己的学习能力和潜力,要敢于挑战自己。因为在学校不可能将所有行业知识都穷尽,要敢于挑战、敢于学习、敢于创新,要相信自己通过不断的学习和创新一定能成为优秀的人。
7.不能谈待遇。该给的公司都会给你的,尤其是在写求职信的阶段,远不到谈薪水的时候,更不能谈公司一般不可能满足的条件(如希望一个新建的公司解决住宿等),那是给自己人为设置障碍。
8.求职信要做到文字表达要流畅、层次清楚、结构合理。先表达什么,后表达什么,层次不能乱,要做到有条不紊,文字表达要合乎情理。
总之,写好求职信要遵循其规律,要做到语句通顺、重点突出,提高求职信的针对性。
参考文献:
[1] 赵梓潼.大学生就业指导[M].北京:中国农业出版社,2007.
[2]、[3] 章月娥. 走出求职心理误区[J]. 科普天地(资讯版) 2009.6